La automatización y el análisis de datos son clave para aprovechar un espacio de trabajo híbrido óptimo
El informe Eptura 2024 Workplace Index explora el estado del lugar de trabajo híbrido y la tecnología prevista para mejorar las operaciones durante el próximo año en Estados Unidos. Los hallazgos clave del informe revelaron que las tres principales tecnologías que se espera implementar en los próximos 12 meses son análisis de datos, soluciones integradas para el lugar de trabajo y software de colaboración.
Estas tecnologías están siendo priorizadas para las próximas inversiones en tecnología a medida que se implementan planes híbridos para las empresas. Meg Swanson, CMO de Eptura, profundiza en este informe y en las conclusiones para supervisores, propietarios de edificios y administradores de instalaciones. Deben tener en cuenta que las funciones aisladas y los datos incompletos siguen siendo los mayores obstáculos para optimizar las operaciones de activos físicos. Lea las preguntas y respuestas a continuación para revisar las ideas de Swanson:
¿Cuáles son las tendencias para las jornadas laborales híbridas de los equipos y cómo afecta eso al liderazgo operativo?
El informe Eptura 2024 Workplace Index encontró que los líderes operativos proyectan un promedio del 3% al 8% en ingresos incrementales esperados de los empleados que trabajan eficazmente en la oficina. Estos hallazgos están representados a través de empresas que lideran a través de una gobernanza dirigida por los empleados versus una gobernanza de vertical, lo que demuestra los niveles más altos de colaboración entre las oficinas y empresas con las que trabajamos. Como indican los datos, de martes a jueves siguen siendo los días más populares para la asistencia a la oficina, ya que la tendencia pico a mitad de semana persiste en todas las industrias. Sin embargo, estamos viendo anomalías que son interesantes. Por ejemplo, tenemos un cliente que los viernes es el día de traer a su perro al trabajo. Es una gran empresa que ha ocupado tres plantas del edificio destinadas a perros. Han visto un gran aumento en el número de personas que se conectan y avanzan en proyectos que son orgánicos y de ritmo rápido, mucho más que esas llamadas semanales de Zoom porque pueden ser creativos y relajados en estos tiempos de colaboración no estructurados.
También tenemos empresas que evitan trabajar de martes a jueves, ya que el tráfico suele ser mayor esos días, especialmente en las ciudades. Como resultado, una empresa recibe empleados los lunes y viernes. En general, cada empresa está encontrando su ritmo observando los datos, escuchando a los empleados y coordinándose con el equipo de gestión de las instalaciones. La coordinación con las instalaciones es integral porque comunicar cuántos empleados ingresan cada día les ayudará a mejorar el ahorro de energía (más sobre esto más adelante).
¿Cómo ayuda el análisis de datos a las prácticas de automatización eficaces?
La experiencia de front-of-office se está volviendo más automatizada. Por lo tanto, estamos viendo un aumento en la forma de garantizar que los visitantes aún puedan ingresar de manera segura sin la presencia de una persona allí para recibirlos. Tenemos que equilibrar esa tecnología con el lugar donde entran esos visitantes y pueden encontrar fácilmente su estacionamiento y completar otros requisitos de visita.
Uno de los desafíos que vemos son los ciclos en las empresas y las prioridades en conflicto. Todo lo relacionado con la oficina debe integrarse con el sistema de recursos humanos y automatizarse. Alentamos a cualquiera que dirija instalaciones o bienes raíces a que simplemente exponga la visión de cómo quiere que sea esa experiencia en 2025 o 2026. Si RR.HH. no está de acuerdo, entonces toda esa visión de la experiencia perfecta de entrar a la oficina puede que no se cumpla. Muchas empresas tienen tecnología, pero realmente tienen que observar cómo todas las piezas se comunican entre sí y se integran para trabajar hacia la creación de la experiencia automatizada óptima.
¿Cómo pueden las empresas diseñar espacios de oficina que coincidan con las distintas necesidades del trabajador híbrido?
Los espacios de oficina no son iguales para todos. Es importante comprender la neurodiversidad de su personal y los niveles en los que se encuentran en su carrera, porque, si coloca a todos en un plano de planta abierto, ese diseño podría no funcionar para un equipo, por ejemplo, que trabaja en fusiones y adquisiciones. Se trata de comunicarse con el equipo de diseño de interiores y de instalaciones sobre la composición de los equipos, sus puestos de trabajo y el tipo de trabajo que se realiza. Esto inspirará más diseños de oficinas flexibles que vemos, donde hay paredes móviles o muebles móviles que los equipos pueden reorganizar para satisfacer sus necesidades. Y estos espacios no son sólo para los trabajadores de oficina. Con cada espacio que se diseña, la pregunta que cabe hacer es: «¿cómo se conectaría esto con un trabajador remoto?» Porque la realidad es que estamos en un estado permanente en el que los equipos globales necesitamos permanecer conectados.
¿Cuáles son los mayores obstáculos para la gestión de espacios de trabajo híbridos y cómo pueden las empresas evitar estos costos de tiempo de actividad?
El informe Eptura 2024 Workplace Index encuentra que los mayores obstáculos para optimizar las operaciones de activos físicos son funciones aisladas y datos incompletos. De esos obstáculos, encontramos que las órdenes de trabajo reactivas toman el doble de tiempo para completarse que los planes estructurados de mantenimiento preventivo. Los planes de mantenimiento preventivo, como los servicios fijos, son un gran impulsor para optimizar la planificación porque mejoran la eficiencia y reducen los costos por fallas inesperadas del sistema. Por ejemplo, si una unidad HVAC suele recibir mantenimiento cada seis meses, las empresas pueden acostumbrarse a planificar estas citas para adelantarse a cualquier actualización que deba realizarse.
El mantenimiento preventivo no es sólo un proceso que mejora la productividad: ayuda a mejorar los procedimientos de sostenibilidad. Implementar ciertos pisos para estar “sin conexión” en los días en los que entra menos gente ayudará a las empresas a recuperar estos ahorros y unificar los objetivos de sostenibilidad corporativa. Comunicarse eficazmente con la gestión de las instalaciones es fundamental para los propietarios de edificios, ya que persisten horarios híbridos variables. Dictar un punto de contacto para cuestiones de seguridad y protección es esencial, a medida que el análisis de datos y la automatización continúan tomando forma en el lugar de trabajo.
18 de junio de 2024 • Ella Krygiel, BOMA Internacional
Traducción: CODI. Puede consultar el artículo original en https://www.boma.org/BOMAKnowledgeCenter/Topics/Office-Sector/Automation%20and%20Data%20Analytics%20are%20Key%20to%20Harnessing%20an%20Optimal%20Hybrid%20Workspace.aspx
